Polityka prywatności Eksperci Strategii

1. Informacje ogólne

2. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Eksperci Strategii, działającą w branży konsultingowej na terenie Polski (dalej: „Eksperci Strategii”, „my”, „nas”, „nasza firma”).

3. Administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) jest Eksperci Strategii.

4. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych:

   • klientów oraz potencjalnych klientów,
   • kontrahentów i partnerów biznesowych,
   • osób kontaktujących się z nami za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji (np. formularze kontaktowe, e‑mail, telefon),
   • uczestników spotkań, szkoleń, konsultacji i innych usług świadczonych przez Eksperci Strategii,
   • użytkowników korzystających z naszych serwisów internetowych (jeżeli dotyczy).

5. Zakres przetwarzanych danych osobowych

6. W zależności od rodzaju relacji i celu kontaktu możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy,
   • dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
   • dane związane z realizacją umowy: NIP firmy, dane rozliczeniowe, historia współpracy,
   • dane związane z zapytaniami ofertowymi i korespondencją: treść zapytania, notatki ze spotkań, informacje o potrzebach biznesowych,
   • dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu internetowego: adres IP, pliki cookies oraz inne dane eksploatacyjne (jeżeli dotyczy).

7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy, przygotowania oferty, odpowiedzi na zapytanie lub umożliwienia kontaktu.

8. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług konsultingowych, doradczych i pokrewnych

   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy).

2. Realizacja obowiązków prawnych ciążących na administratorze

   • w szczególności obowiązki podatkowe i rachunkowe wynikające z przepisów prawa polskiego,
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Prowadzenie bieżącej komunikacji i obsługa zapytań

   • udzielanie odpowiedzi na nadesłane wiadomości, przygotowanie ofert, uzgadnianie szczegółów współpracy,
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy komunikacja prowadzi do zawarcia umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora – zapewnienie kontaktu i obsługi zapytań).

4. Marketing bezpośredni własnych usług

   • wysyłka informacji o usługach, wydarzeniach, szkoleniach oraz innych aktywnościach Eksperci Strategii, z wykorzystaniem danych kontaktowych,
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora) oraz – w zakresie przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną lub używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych – odpowiednie przepisy prawa krajowego wymagające zgody odbiorcy; w takim przypadku podstawą jest także art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).

5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

   • dochodzenie lub obrona przed roszczeniami wynikającymi ze współpracy, realizacji umów czy prowadzonych postępowań,
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

6. Analiza i poprawa jakości usług oraz funkcjonowania serwisów internetowych (jeżeli dotyczy)

   • prowadzenie statystyk, analiz biznesowych, ulepszanie oferty i procesów obsługi klienta,
   • podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

7. Odbiorcy danych osobowych

8. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

   • podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi księgowe, prawne, doradcze, informatyczne, hostingowe i inne usługi wspierające naszą działalność,
   • podmiotom świadczącym usługi pocztowe i kurierskie,
   • instytucjom i organom państwowym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

9. Odbiorcy danych przetwarzają je na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartych z nami lub na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeśli w przyszłości doszłoby do przekazania danych poza EOG, będzie się to odbywać wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, zgodnie z przepisami RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

6. Okres przechowywania danych

7. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.

8. W szczególności:

   • dane przetwarzane w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy – przez czas obowiązywania umowy oraz do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
   • dane przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych – przez okres wskazany w odpowiednich przepisach prawa (co do zasady przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy),
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania, chyba że dalsze przechowywanie będzie uzasadnione inną podstawą prawną,
   • dane przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes administratora – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu, chyba że dalsze przechowywanie będzie uzasadnione koniecznością dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych

   • uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane osobowe, a jeżeli tak – dostępu do tych danych oraz informacji o przetwarzaniu.

2. Prawo do sprostowania danych

   • żądania niezwłocznego sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych.

3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

   • żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych w RODO, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

   • żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w RODO, np. na czas sprawdzenia prawidłowości danych lub rozpatrywania sprzeciwu.

5. Prawo do przenoszenia danych

   • otrzymania dostarczonych nam danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.

6. Prawo sprzeciwu

   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora), w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego; w przypadku sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego dane nie będą dalej wykorzystywane w tym celu.

7. Prawo do cofnięcia zgody

   • w zakresie, w jakim przetwarzamy dane na podstawie zgody – prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

   • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy w zakresie ochrony danych osobowych.

9. Bezpieczeństwo danych

10. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające stopień bezpieczeństwa danych odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

11. W szczególności podejmujemy działania mające na celu:

    • zabezpieczenie danych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem lub nieuprawnioną modyfikacją,
    • ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób upoważnionych,
    • regularny przegląd stosowanych środków bezpieczeństwa i ich dostosowywanie do aktualnych potrzeb i wymogów prawnych.

12. Pliki cookies (jeżeli dotyczy serwisu internetowego)

13. Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) – niewielkie pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym użytkownika, służące zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania serwisu, dostosowaniu jego zawartości do preferencji użytkownika, prowadzeniu statystyk oraz ulepszaniu świadczonych usług.

14. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki internetowej, w tym zablokować możliwość zapisywania cookies lub usunąć już zapisane pliki. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje dostępne w serwisie.

15. Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych kategorii plików cookies, ich celu i okresu przechowywania mogą zostać określone w odrębnej polityce cookies, jeżeli taka zostanie przyjęta.

16. Zmiany Polityki prywatności

17. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, praktyk organu nadzorczego lub sposobu, w jaki przetwarzamy dane osobowe.

18. Zmieniona Polityka prywatności będzie publikowana w sposób przyjęty przez Eksperci Strategii. Korzystanie z naszych usług po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanych zasad.

19. Dane kontaktowe w sprawach ochrony danych osobowych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw opisanych w niniejszej Polityce można skontaktować się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych na oficjalnych kanałach komunikacji Eksperci Strategii.